律师事务所定制软件的好处

迪奕科技


　　信息化时代的律师事务所，面临崭新的发展机遇与挑战，如何进行规范化高效运营，以适应愈来愈激烈的优胜劣汰的竞争环境，是摆在律所管理者面前的重要课题。 司法部及全国律协也都对律所提出了更高的要求，下面结合司法部和全国律协的相关规定和律师事务所信息化管理平台的效果及律所运营的一些问题试做探讨。

一、符合司法局及律协的规定，降低执业风险

　　司法部颁发的《律师事务所管理办法》第三十三条、第三十八条和《律师执业管理办法》第二十六、第二十七条、第三十二条以及全国律协《律师事务所内部管理规则》第二十八条、第三十五条、三十九条和《律师执业行为规范》第六十四条、第七十六、第七十七条等相关条目都对律师和律师事务所关于利益冲突检索和保密措施进行了明文规定，并规定了相关责任追偿的规定。
　　规避执业责任事故：进行案件冲突检索避免内部利益冲突的发生，从客户名称、住址、对方律师、案件关系人及证人等信息在律所的整个资料库里进行全面利益冲突检索，并对立案进行逐级审批，保证接案的安全性；常用的合同及法律文书，由事务所统一管理，公章借出、归还、使用对象等情况严格记录和审查，以避免执业事故和事务所索赔事件的发生；
　　资料保密与安全性：根据自身律所的不同情况，从主任、合伙人、执业律师到秘书助理，从财务到行政人事等都根据其工作内容和职责设置不同权限，以规范不同职员在办案管理软件中对资料的查看与操作，并可根据日志功能追查责任和文件资料。 如专职律师间各种资料相互独立，协同办案时可通过共享功能灵活的开始或停止共享，并能够回顾对某一案件的所有操作，以保证资料的私密性。

二、律所规范化建设

　　《律师事务所管理办法》第三十五条，《律师执业管理办法》第三十七条，《律师事务所内部管理规则》第二十七条、第四十三条，《律师执业行为规范》第九十一、九十三、九十四条要求律所对收费进行标准化操作。
　　《律师事务所管理办法》第四十四条，《律师执业管理办法》第三十九条，《律师事务所内部管理规则》第十七、三十三、三十七、三十八条，《律师执业行为规范》第五十三条要求对案件卷宗建立完整健全的保管制度。
　　《律师事务所内部管理规则》第三十二、三十四条《律师执业行为规范》第五十四、六十三、第八十七条要求让客户实时了解案件的进展和收费情况。

　　总所、分所管理：通过权限划分，总所可以对分所员工及客户、案件资料进行分类管理，总所能够及时向所辖分所的每一个员工下达通知及发放文件，分所的接案及创收情况能够迅速的整合并反馈给总所。

　　办案与收费：从收案的信息登记、利益冲突检索、立案审批到案件进度处理、案件文件审批、结案审批以及案件归档，环环相扣，管理层可以分级进行审批，对案件进展进行督导（如案件文件准备、指导案件进度），对最后进行的审核归档。共享功能可满足律师对协同办案的要求，律师还能够把案件办理的进度有选择性的呈现给客户。而除了案件起诉状、证人口供、判决书、案件进度和案件总结等资料外，相关联的如：相关人的背景资料、判例、法条、对方律师事务所针对类似案件的研究等文件资料全部保存在系统中，不会因为人员更迭影响案件卷宗的完整性。同时不仅解决了纸质文档不易保存、占空间的问题，还减少了纸张的浪费，更加绿色环保。
　　满足包案件、计时、按照标的等收费方式，律师能够随时查询自己的佣金提成信息，可以根据不同需求来进行相关设置。案件的每一笔财务往来都会被记录，客户并可在客户端看到详细收费信息，并可通过客户端接受客户监督，来增强办案过程中律师对客户的透明度，提升客户满意度。还可以自动生成带有律师事务所专属VI设计的账单，发送给客户的同时能够通知财务人员，将催款和收费相挂钩，避免律所死账和坏账的情况出现。

　　事务所各职员信息畅通：律所在办案和运营的各个节点权责更明确，管理层对案件的立案结案的审批意见、专职律师对案件的办理进度、合同公章的使用、财务人员对账务信息的处理、图书和会议室等律所配备设施的使用情况等各方面信息都能够清晰及时的反馈给关联的同事。从而使得无论是管理层与律师，律师与律师还是律师与助理和行政后勤人员之间，都能够及时的了解到所需要的信息，节省时间上的成本和增加管理的透明度；

　　事务所运营情况分析：事务所案件统计可分案件类型、时间段来统计实现不同时间段、不同案件类型的接案情况，明确律师事务所业务方向；财务统计可按分所、部门、法别、客户类别、案件、时间段进行统计，了解各分所之间、各部门的财务创收情况，以便制定管理方案和市场策略。统计结果亦可作为事务所及律师个人考核评估的标准和依据；因此繁忙的领导层能够便捷的了解律所的动态，准确获得各方面信息。

　　高效使用硬件设施：清晰了解会议室的不同功能、大小及使用状态；掌握车辆的使用状态、维护保养及保险的情况；分种类和用途对律所的图书进行管理，管理人员可详细了解图书的数量、借阅及归还情况；行政人员也可了解事务所其他资源，如电脑、打印机等办公设备的配备和使用及折旧情况，规范的管理才能使得律所的设备被高效的利用，以节省硬件设施的投入。

三、事务所内部人才培养

　　积极利用办案管理软件搭成的平台，可有效加强文化建设，可表现为以下几点：
　　1、网络的资料库，律师可随时查询法规、调阅案卷、使用文书范本等，并可不受地域限制的查看律所公告，享受高效便捷的服务和工作氛围；
　　2、建立内部消息平台，增强所内人员沟通，并可对经典案例进行论坛式的讨论，形成内部讨论的习惯，增强律所的凝聚力；
　　3、树立积累意识，积累客户信息、经验等各种资源，不会因为人员更迭流失客户资源。对资深律师宝贵的知识和经验，按照不同类型的案件汇集成相关问卷表和文件清单，使用时可随时调用，有利于对新律师的培养和提升整个律师事务所的办案效率和质量；
　　4、对行政人员及秘书人员的培训也会因为系统的规范化管理变得流程化、制度化，加上系统人性化的操作界面，使得行政人员能够很快上手，避免出现工作交接不完全的情况。

四、律师事务所品牌形象树立

　　一个律所的品牌形象的树立关系到律所日常运营所涉及的方方面面，下面从客户、员工、同行律师及司法部和律师协会的方面来做论述。

　　1、客户：律师的办案能力和经验可能参差不齐，如果将律所在办理案件中专业知识制作问卷表和文件清单的形式，让所有律师分享经验成果，让客户体验到律师办案的娴熟、经验的丰富和办事的效率，从而体现律所整体的专业性；律师能够在办案过程中把案件办理进度、收费明细、服务记录以及具有标志风格设计的正规账单通过邮箱、甚至手机提醒等现代化处理手段及时的反馈给客户，并且客户可以对自己不满意的地方进行举报和投诉，势必能让客户感受到透明化且细致认真负责的服务水平；
　　2、员工：律所运营的更加规范化和信息化，员工有了良好的工作环境和办案手段，可以在律所不断地提高办案的经验，定会油然地产生自豪感和产生巨大的凝聚力，有利于律所的团队建设；
　　3、同行律师，办案过程中所接触的其它律所律师，在了解律所的现代化办公措施和规范化运作及体会到由此带来的高效和便捷后，必会对律所形成良好的印象，增加了律所的吸引力；
　　4、司法部和律师协会，司法部和律师协会均对律所提出了规范化和信息化建设的要求，并在各种律所评比中得到具体体现，规范化和信息化的律师所必将在各地及全国范围内崭露头角，赢得好评和名誉，走上品牌化的道路。

综上，笔者对律所定制适合自身的办案软件做了一些探讨，只言片语难免有未尽之处。欢迎各位读者了解更多详细内容，以做更多交流。


上海威华塑胶有限公司与谢某等侵害商业秘密纠纷上诉案

编者注：本文摘自北京市安中律师事务所唐青林律师主编的《中国侵犯商业秘密案件百案类评》（中国法制出版社出版）。唐青林律师近年来办理了大量侵犯商业秘密的民事案件，为多起涉嫌侵犯商业秘密罪提供辩护，在商业秘密法律领域积累了较丰富的实践经验，欢迎切磋交流，邮箱：lawyer3721@163.com，电话：13910169772。


一、案件来源
上海市第二中级人民法院（2004）沪二中民五（知）初字第162号、上海市高级人民法院（2005）沪高民三（知）终字第15号判决书。

二、案件要旨
商业秘密权利人若打算以和解方式解决商业秘密侵权纠纷，应注意收集侵权人实施了侵权行为的证据，并以法律法规为依据，分析若进行诉讼获得胜诉的可能性，以及法院会支持的赔偿数额的范围等情况，最后制定出可行的若干套方案，做好与侵权人谈判前的准备。

三、基本案情
1999年4月至5月，被告谢某应聘至原告威华公司担任业务员。2002年12月1日，谢某签收了《威华公司业务员从业守则》，该守则中规定：公司所有从业人员须作好自有客户的保密工作，不向其它业务员透露，并不得私下搜集其他业务员客户资料；所有业务人员应作好本公司各项生产及单价等信息的保密工作，不向公司内无关人员泄露；客户资源的所有权归公司所有，业务员无论在职与否都不得任意将客户资源私自处理；业务人员须忠于所从业公司，不得为它厂兼职相关或不相关业务等。12月25日，威华公司与谢某又签订《协议书》，约定：谢某两年内不得以任何借口及理由经营本公司发生往来的客户（2002年12月25日之前的公司现有的客户）；永远不做损害本公司声誉的行动；不准外泄本公司的客户资料给个人及其它公司等。同日，谢某从威华公司处离职。
2002年9月，被告浩立公司成立。谢某为浩立公司投资人之一，并担任执行董事和总经理。公司的经营范围为生产加工塑料制品、电子配件。而威华公司的经营范围为生产、销售PVC吸塑。
后威华公司以谢某、浩立公司侵犯其商业秘密为由，向上海市第二中级人民法院提起诉讼。为证明其拥有商业秘密客户名单，威华公司根据2002年12月25日前增值税专用发票上购货单位名称整理出客户单位227家，作为其主张客户名单的保护客体。
法院根据威华公司申请对浩立公司证据保全时，将威华公司的客户单位与浩立公司经销的客户对比，有7家公司相同。据威华公司统计，其对上述7家客户中的6家（不包括销售额增加的1家）2003年度销售额与2002年度销售额比较，减少了709704.68元。
经查明，上述与威华公司相同的7家客户中，有5家单位出具情况说明或证明，证明其是基于自身要求或对谢某的熟悉程度而建立业务关系的。其中4家单位的交易记录证明浩立公司在威华公司与谢某签订有关协议前已经建立了业务关系。

四、法院审理
上海市第二中级人民法院经审理认为：只有权利人经过相当的努力，形成了在一定期间内相对固定的且具有独特交易习惯等内容的客户名单，才可获得商业秘密保护。受法律保护的客户名单应当具备商业秘密的基本要件，即秘密性、新颖性、价值性和实用性。其中的新颖性，是指该客户名单不易于取得，需要付出一定努力才能得到，并不为同行所知悉。威华公司现仅提供要求保护的客户名称及与该客户发生交易的增值税发票，尚不足证明威华公司的客户名单具有新颖性。同时威华公司的客户名单又不具有受法律保护的客户名单所要求的最低程度的信息量。故根据现有证据，威华公司主张其客户名单属于其商业秘密并要求保护的请求，难以支持。威华公司与谢某在相关协议上约定谢某不得与威华公司客户接触，但不能因此免除威华公司对其主张保护的权利的举证义务。如果威华公司认为谢某违反相关协议约定，因属违约纠纷，可以另行解决。据此，上海市二中院判决：威华公司的诉讼请求不予支持。案件受理费、保全费由威华公司负担。
判决后，威华公司不服，向上海市高院提起上诉。其上诉理由为: 原审判决适用法律不当。客户名单是否必须具有原审判决所称的“新颖性”，法律并无规定。原审判决认为客户名单的“新颖性”是指“该客户名单中的相关信息不易于取得，需要付出一定的努力才能得到，并不为同行所知悉”。该定义与专利法中关于新颖性的定义并不一致。据此，请求二审法院撤销原判，依法改判。
针对威华公司的上诉，上海市高院认为：作为经营信息的客户名单要作为商业秘密受法律保护，必须符合法律对商业秘密的界定。即使威华公司主张的客户名单为其商业秘密能够成立，由于谢某是在2002年12月1日才签署了《威华公司业务员从业守则》，故其在2002年12月1日后才开始对威华公司的客户名单商业秘密承担保密义务，但在其承担保密义务前，浩立公司已和与威华公司相同的7家客户中的4家单位发生过交易，故不存在谢某违反其对威华公司所承担的保密义务，将该4家单位客户名单披露给浩立公司的可能性；而对于谢某承担保密义务前没有交易记录的另外3家单位，由于是该3家单位主动与浩立公司进行交易，而非浩立公司利用谢某披露的客户名单主动与该3家单位进行交易，故针对该3家单位主张商业秘密侵权亦不能成立。因此，无论原审判决关于客户名单“新颖性”及客户名单受法律保护最低程度信息量的理解是否恰当，威华公司的上诉请求均不能成立。
至于威华公司与谢某签订的《协议书》中约定谢某两年内不得以任何借口及理由经营与威华公司发生过往来的客户，属于竞业禁止约定。该竞业禁止约定是否合法有效，谢某是否违反了该约定，不属于本案审理的范围，故原审判决的相应处理并无不当。
综上所述，上海市高院作出了驳回上诉，维持原判的二审判决。

五、律师点评
本案又是一起员工“跳槽”，原单位以员工泄露商业秘密为由提起的诉讼。实质上，以民事、刑事诉讼或采取行政途径解决商业秘密纠纷，都有可能在公力介入的过程中导致商业秘密的进一步扩散，而商业秘密一经扩散，其为权利人创造的价值锐减不说，更有甚者是彻底的失去秘密性，丧失作为商业秘密的资格。因此，在发生商业秘密侵权纠纷时，当事人可以考虑采取和解方式解决相关问题，将商业秘密的扩散限制在最小范围内。
那么，如果商业秘密权利人打算以和解方式解决商业秘密纠纷，应做好哪些准备工作呢？
首先，权利人应当按照诉讼的要求，通过各种渠道充分的收集侵权人实施了侵权行为的证据。在此期间，权利人应特别注意做好保密工作，以便收集到更为完整的证据，并防止打草惊蛇，导致侵权人采取手段隐匿、销毁证据。
其次，权利人应根据手头的证据，并以法律法规为依据，充分分析若进行诉讼获得胜诉的可能性，以及法院会支持的赔偿数额的范围等情况。同时，当事人还应对侵权人的资产、信誉等情况进行调查，从而了解和解成功的可能性及侵权人进行经济赔偿的能力。
最后，在了解上述情况后，商业秘密权利人应在律师的帮助下，分析利弊并可制定出可行的若干套方案，做好与侵权人谈判前的准备。同时，在权利人向对方公开提出和解之前，必须做好提起民事、刑事诉讼或以仲裁、行政等方式解决纠纷的准备。若是在证据未收集完备，或是对于对方的资信等未予完全了解前就贸然的提出和解，极有可能导致对方隐匿、销毁证据或采取转移资产等手段，给权利人的利益造成损害。
而作为被控侵权方，在“权利人”提起和解时，也应根据双方手中掌握的证据的情况，分析自己所实施的行为的性质，是否真的存在侵权行为以及可能要承担的法律责任等情况，决定是否接受和解的处理方式。